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業務効率化につなげるために、メール作成時間を短縮する3つの方法

 

どうも、マクリン(@Maku_ring)です。

社内外問わず、皆さんも日々メール対応に追われているでしょう。

そんなときふと思いませんか?

 

マクリン

はたしてどれだけの時間、メールチェックで無駄にしているのかしら……。

 

伝えたいことがなかなか伝わらず、メールのやりとりを延々と続けることもあります。

日々の業務を「仕事」と「作業」に分けるとすると、メールチェックやメール作成は作業です。

なるべくこの「作業」の時間を減らし、創造性のある「仕事」に時間を費やすことは、周りよりも抜きんでるにあたって重要な要素のひとつになってきます。

そんなわけで今回の記事では「業務効率化につなげるために、メール作成時間を短縮する3つの方法」について書いていきます。

 

 

 

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業務効率化につなげるために、メール作成時間を短縮する3つの方法

1. 単語登録を活用しよう

日々のメールで同じフレーズを打つことはかなり多いはず。

例えば「お疲れ様です」「いつもお世話になっております」「承知いたしました」「送付いたします」などなど。

 

マクリン

同じフレーズを打つほどムダなことはないと思いませんか?

 

ということで、そんなムダは省いちゃいましょう!

そういうときこそ「単語登録」の登場です。

Windowsパソコンでの登録方法をご説明します。

タスクバーに「ツール」アイコンがあり、そちらを選択すると「単語の登録」メニューがあります。

 

 

「よみ」には省略した言語、「単語」にはフレーズを入力してから登録します。

 

マクリン

めっちゃ簡単!

 

以下に僕が実際登録している代表的なフレーズをご紹介します。

あくまで一部ですが、使えそうなのがあれば、どんどん持っていってください!

 

  • 「あ」 【ありがとうございます。】
  • 「い」 【いつもお世話になっております。】
  • 「お」 【お疲れ様です。】【お手数お掛けします】
  • 「か」 【株式会社】
  • 「し」 【承知いたしました。】
  • 「そ」 【送付いたします。】
  • 「た」 【大変お手数ですが、】【大変恐縮ですが、】
  • 「な」 【何卒よろしくお願いいたします。】
  • 「も」 【申し訳ございません。】
  • 「よ」 【よろしくお願いいたします。】

 

ヨメ

アンタ、「申し訳ございません」まで単語登録するとか、謝罪の気持ち絶対ないでしょ!

 

(ギクッ……!)

マクリン

 

 

 

2. 意味のない「お疲れ様です」や挨拶文はなくそう

社内メールで「お疲れ様です」と入れる人、多すぎませんか?

 

マクリン

こちとら、そんなに疲れてへんわ!

 

「お疲れ様です」と書いている人も、実際そんなことを思っているわけではなく、ほぼ無意識に書いているだけで意味のない一文。そんな一文は要らんでしょう。。

そんなわけで僕のおすすめは、「お疲れ様です」ならびにそれに類似する挨拶文を一切なくし、いきなり要件から書き始めることです。

 

ヨメ

「お疲れ様です」を省略してしまったら、印象の悪い文章になってしまうんじゃないの?

 

実際に比較してみましょう。

 

「お疲れ様です」メール

マクリンさん

お疲れ様です。
大変お手数ですが、下記指定日着でサンプルご対応をよろしくお願いいたします。

◆着日:2017年5月22日(月)午前指定着

(以下、続く)

「お疲れ様です」省略メール

マクリンさん

大変お手数ですが、下記指定日着でサンプルご対応をよろしくお願いいたします。

◆着日:2017年5月22日(月)午前指定着

(以下、続く)

 

まったく印象変わらないでしょうw

僕の場合は、「大変お手数ですが、」とも入れずに始めるのですが、気になる方もいるかと思って入れました。

「お疲れ様です」を省略するのに準備期間が要る場合、文頭に「大変お手数ですが」、「お手数お掛けしますが」、「大変恐縮ですが」などの枕ことばを入れてから、依頼文に入るといいかもしれません。

小さなことかもしれませんが、読まなくてもいいフレーズは省略するクセを付けていきましょう。

 

 

 

3. 情報が多いときは箇条書きを活用しよう

社外に送るメールは、できるだけまとまりのある端的な文章であるべきです。

長文でだらだら書くと、伝えたい内容がぼやけてしまいがちだからです。

 

マクリン

でも、こんなときありませんか?

 

  • 端的にまとめたいのに、伝えるべき内容が多すぎてどうしても長文になりそうなとき
  • 疲れて文章をまとめる余裕がないとき

 

こういうときはとりあえず箇条書きにしてしまいましょう!

ここで一例を挙げます。

あなたはとあるメーカーの営業マン。

新たな顧客と取引を始めますが、間に入る商社に発注ルールを説明しなくてはなりません。

伝えるべき情報は「発注形式・発注用紙のフォーマット・発注送信先・発注締切時間・納品日・在庫管理」となかなか多め。

箇条書きにするコツはずばり「一文でまとめられる要素は合体すること」です。

 

この場合はまず、「発注形式・発注用紙のフォーマット・発注送信先」が一文で表現できます。

御社フォーマットの注文用紙にて、FAX送信(0120-XXX-XXX)でご発注よろしくお願いいたします。

 

「発注締切時間・納品日」はシンプルに下記のようにまとめられます。

午前10時までにご発注いただくと次の日に納品されます。

 

最後に「在庫管理」ですが、大事な項目なのでやや丁寧に書いて締めます。

当面は在庫を持たず、売り場の製品が減ってきたら、ご発注いただく流れでよろしくお願いいたします。

 

そしてこれらを並べるだけで、何となくまとまりのある文章に見えます。

  • 御社フォーマットの注文用紙にて、FAX送信(0120-XXX-XXX)でご発注よろしくお願いいたします。
  • 午前10時までにご発注いただくと次の日に納品されます。
  • 当面は在庫を持たず、売り場の製品が減ってきたら、ご発注いただく流れでよろしくお願いいたします。
困ったときはどんどん箇条書きにしちゃいましょう。

 

 

まとめ

今回の記事は「業務効率化につなげるために、メール作成時間を短縮する3つの方法」について書きました。

メールに費やす時間を減らすことは仕事効率化の第一歩です。

日々、自分の業務を見直して、どんどんアップデートしていきましょう。

どうも、マクリンでした。

 

 

 

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