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外資系で叩き込まれた英語メールの書き方を伝授する【例文もあり】

 
どうも、外資系サラリーマンのマクリン( @Maku_ring)です。

外資系企業に勤めていると、本社の偉いさん訪問や海外部署からの問い合わせなど、使う機会が意外と多い英語

スピーキングとリスニングにくわえ、もうひとつ必要なのがライティング

そのほとんどは英語のビジネスメールで必要になってきます。

日本語メールにも決まりがあるのと同様に、実は英語メールにも一定の法則があります。

それをちょっと知っておくだけでメールの仕上がりが抜群に早くなるのです

僕は外資系の上司たちから英語メールの作法を叩き込まれたおかげで、もはや日本語のメールを書くのと変わらない気楽さで、英語メールを書くことができています。
 

マクリン

しゃべる方はまだまだなので、電話が来たら焦りますけどね……。
 
本記事では「外資系で叩き込まれた英語メールの書き方を伝授する」について書いていきます。
 

マクリン

これで誰でも簡単に英語メールが書けるようになりますよ!

英語メールは7つのパートに分かれている

英語メールを書く上で、始めに意識すべきなのはその構造。

大きく7つのパートに分かれています。

英語メールのパート
  1. Greeting (挨拶あいさつ・書き出し)
  2. Small Talk (世間話・雑談)
  3. Opening Sentence (オープニング)
  4. Main Message (メイン)
  5. Closing Sentence (クロージング)
  6. Sign-off (締め・結び)
  7. Signature (署名)

ヨメ

え〜、こんなにあるの?
 

マクリン

大丈夫、ほとんどのパートはシンプルな文章だから!
 
一見すると多いですが、日本語メールのほうがもっと複雑ですw

この構造を頭に入れさえすれば、あとは順番に書き連ねていくだけで、英語のメールが簡単にでき上がります。

それでは順を追って説明していきます。
 

1. 英語メールの挨拶・書き出し【Greeting】

まずは挨拶・書き出しパートから。

日本語メールでいう「 様」に該当がいとうします。

フォーマルとカジュアルでベースとなるのは、以下の2パターンです。

挨拶・書き出し

  • Formal Dear + Mr. (男性)/Ms. (女性) + Last Name (苗字),
  • Casual Hello/Hi/Hey (どれでもOK) + First Name (名前),

 
とりあえず「Dear Mr./Ms. Last Name,」を使っておけば間違いありません。

その中でも親しい間柄である場合は「Hello/Hi/Hey First Name,」を使うイメージです。

MEMO
基本的なことですが、First Nameの場合はMr./Ms.を付けません。
 
我が社もそうなのですが、会社によっては「さん付けパターン」が浸透しています。

さん付けパターン

  • Light Formal Dear + Last Name-san,

マクリン

英語なのに「さん付け」というのも、なかなか面白い風習ですよね。

ここまで覚えておけば大丈夫ですが、他にもこんなのがあるので、Greetingに幅をもたせたい人は頭に入れておくと便利です。

その他の挨拶・書き出し

  • Very Light Formal Dear + First Name,
  • Very Light Casual Dude! (お前・アンタみたいなイメージ)
  • 怒っているとき Mr./Ms. + Last Name,

 

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2. 英語メールの世間話・雑談【Small Talk】

挨拶・書き出しが終わったら文章の始まり、Small Talkです。

日本語メールでは「いつもお世話になっております」や「お疲れ様です」が一般的ですが、英文ではもう少しフレキシブルになります。

僕がよく使う表現は「Thank you for 〜ing」です。

幅広い場面をカバーできて汎用性が高いのでかなり便利。

Thank you for の文例

  • 情報をくれたとき Thank you for sending the information
  • 会議を設定してくれたとき Thank you for arranging the meeting
  • コンタクトしてきたとき Thank you for contacting me
  • 素早いご返信に Thank you for your quick reply

 
ということで、困ったときは「Thank you for 〜ing」を使えば大丈夫。

気心知れた間柄であれば、雑談系の質問から入るのもいいでしょう。

僕はあまり使いませんが、こういった文面をもらうケースがちょくちょくあります。

雑談系始まりの文例

  • 調子どう? How are you ?
  • 〇〇の天気どう? How is the weather in 〇〇 ?
  • △△のミーティングどうだった? How was △△ meeting ?

 
ちなみに要件だけを端的に伝えたいときは、Small Talkごとすっ飛ばすこともあります。

状況に応じて省略してOKということも覚えておきましょう。
 

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3. 英語メールのオープニング【Opening】

Greeting Small Talkと来たら、いよいよ要件の始まりであるOpening Sentenceに入ります。

Opening Sentenceには目的・要望を書くだけです。

中でも汎用性の高い表現がこちらの3つ。

Openingの表現

  • 〜したいです I would like to (= I’d like to) 〜
  • 〜について質問があります I have a question about/regarding 〜
  • 〜するために書いています I’m writing to 〜

 
中でも「I’d like to」はめちゃめちゃ便利。

「I want to」とほぼ同じですが、自分の願望だけでなく、相手に依頼する形式のときも使えちゃう、ありがたい表現です。

また、「I’m writing to」は目的が先立つ表現なので、「I’d like to」や「I have a question」より、もう少し丁寧ていねいに行きたいときに使うとベター。

これらを用いた、実用性の高い文例はこんな感じです。

Openingの文例

  • 来月にミーティングをしたいです。 I’d like to arrange a meeting with you next month.
  • ミーティングを設定するために、このメールを書いています。 I’m writing to schedule a meeting with you.
  • あなたに質問をするために、このメールを書いています。 I’m writing to ask you a question.

 
Opening Sentenceは必ず入れるパートなので、Small Talkを省略したとしても、こちらは忘れないよう気をつけましょう。
 

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4. 英語メールのメイン【Main Massage】

オープニングを終えたら、その内容をもう少し詳しく書くMain Massageのパートに移ります。

こちらもやることはシンプルで、要望の内容を質問もしくは依頼形式で書くだけです。

例えば会議の日程を決めたい場合は、こちらから都合のいい日時を挙げて、相手に投げかけます。

意外にバリエーションはありますが、「How about 〜」と「Are you available 〜」を使うケースが多いです。

特定日時の都合を訊く文例

  • How about on Wednesday at 10:30 ?
  • Are you available on Wednesday at 10:30 ?
  • Is Wednesday 10:30 good for you ?
  • How does Wednesday 10:30 sound ?
MEMO
「How about on Wednesday at 10:30 ?」は「How about Wednesday 10:30 ?」といった風に、onとatを省略しても差し支えありません。
 
相手から都合の良い日を挙げてもらう場合は、丸ごと投げかける質問を使います。

都合の良い日を挙げてもらうとき

  • Could you let me know when you are available ?
  • Could you tell me when you are free ?
  • Please let me know when it is convenient for you ?
MEMO
「Could you let me know」「Could you tell me」「Please let me know」いずれでもOKです。
 
他には会議の内容を訊くケースも多いので、ここら辺はわりと実用性の高い文例です。

会議のアジェンダ/目的を訊く文例

  • Would you mind sending me the agenda of the meeting ?
  • Could you let me know what the purpose of the meeting is ?
MEMO
「Would you mind」で始める場合、その後に続く動詞は「〜ing」の形式です。
 
要望の内容は多岐にわたるため、それに合わせて質問を作っていく形ですが、ベースは上記を押さえれば大丈夫です。
 

5. 英語メールのクロージング【Closing】

メインの内容は終わったので、あとは最後の文を添えるだけ

この文章自身に依頼内容はないため、「気持ちよく読んでもらうための前向きな言葉添え」というイメージです。

とりあえずこの3パターンを覚えておけば問題ありません。

Closingの文例

  • お礼申し上げます。 Thank you in advance.
  • お会い/話しできるのを楽しみにしています。 I’m looking forward to seeing/meeting/talking with you.
  • 質問がありましたら、気軽にお尋ねください。 If you have any question, don’t hesitate to ask.

どれか迷ったら「Thank you in advance」でOKですw
 

6. 英語メールの締め・結び【Sign-off】

こちらは署名前の「宜しくお願いいたします」に相当します。

基本的にはこの3パターンですが、汎用性が高いのは、いずれも使える「Regards,」です。

Sign-offの文例

  • Formal/Casual Regards,
  • Formal Best regards,
  • Formal Sincerely,
  • Very Formal Thank you and best regards,

 

7. 英語メールの署名【Signature】

最後は署名。

フルネームで書く人が多いですが、社内であればFirst Nameだけでも差し支えありません。

ご自身のスタイルで決めるといいでしょう。
 

英語メールの完成文例

あとは1〜7のパートをつなぎ合わせるだけで英語メール完成です。
 

ヨメ

え〜、本当につなげるだけでできるの?
 

マクリン

ふっふっふ。本当なんですよ。
 
それでは試しにやってみましょう。

メールのシチュエーション
社内のJohnson さんから、来週の会議依頼があり「いつ空いているか?」と聞かれました。しかし私は、そもそも会議のアジェンダと目的を知りません。そんな状況下での返信メールです。
  • 1. Greeting
    Dear Johnson-san,
    ジョンソンさんへ
  • 2. Small Talk
    Thank you for arranging the meeting.
    ミーティングを設定してくれてありがとうございます。
  • 3. Opening
    I have a few questions regarding the meeting.
    ミーティングについて2〜3個質問があります。
  • 4. Main Massage
    ・Next Wednesday at 10:00 would be perfect. How about for you ?
    来週の水曜日10時なら空いています。ジョンソンさんはどうですか?
  • 4. Main Massage
    ・Could you let me know what the purpose and the agenda of the meeting is ?
    ミーティングの目的とアジェンダを教えていただけますでしょうか?
  • 5. Closing
    I am looking forward to meeting you.
    あなたとミーティングできることを楽しみにしています。
  • 6. Sign-off
    Best Regards,
    よろしくお願いいたします。
  • 7. Signature
    Makurin
    マクリンより

マクリン

うーん、バッチリ!

ときにはメールの内容が難しいことがあり、一筋縄ひとすじなわではいかないことも出てきます。

ですが、メールの構成自体はいずれも変わりません。

本記事で紹介した1〜7に沿って、落ち着いて書いていけば大丈夫です。
 

マクリン

Enjoy your job !
 

英語メールの書き方まとめ

本記事は「【完全版】外資系で叩き込まれた英語メールの書き方を伝授する【例文もあり】」について書きました。

近年、多くの会社でグローバル化が進んでおり、英語はもはや避けては通れない存在となっています。

僕自身マーケティングに異動してからというもの、ヒアリング&スピーキング力も必要となり、あわててベルリッツに通っている次第です。

マクリン

英語漬けの生活なんでほんま大変ですけど仕方ないですね……。

どうも、マクリン( @Maku_ring)でした。
 

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